Essentials of Being an Efficient Executive

Essentials of Being an Efficient Executive





Business management concept has changed and presented itself in different levels and in different challenges. Before the changes of the management models and internet, in the hierarchical management models, we observe efficiencies are very low and limited, beside these, businesses were depending on the people.

With todays need of increasing the productivity, and developing fastly, executives are in the effort of delegation and completion of their responsibilities. This authorization delegation caused fast development, productivity and challenging environment provided by the new management in the organizations.

It is observed that, high level management ( CxO’s) has some general essentials on the way to go for success, by completing their targets fastly, successfully and efficiently.

• Passion: You should have “want”. If you don’t want, you will not have any aim. You should continue to want.

• Surround yourself with excellent people: Create your perfect environment with them. Don’t be afraid from their excellence.

• Create your environment with successfull people. It is very hard to hire a best person, but you should spend your effort to keep high their motivations and their visions. We know every employee’s productivity is different. Direct the people who is focusing on big projects, not on small projects.

• Simplicity. Sometimes Low-Tech usage may be faster. That’s why you should be careful when choosing your tools. High-Tech may bring very good benefits, but you may lose your time unconsciously.

• Know your “want” : Always remember the reasons of your passion and by knowing this, keep your motivation high and take your actions.

• Know your “secret formula” : What is your speciality than other leaders? How are they observing and evaluating you?

• Take decisons to be perfect: Taking good decisions is not easy all the time. But taking bad decisions are better than not to decide. Always take the decisions to move forward.

• Balance: Try to be stable. Anxiety and keeping this inside of yours, will harm to you, and you will not enjoy about your working environment.

• Execute: Always target one thing to achieve when you start to your day and do it. Do not be a slave of your todo list. If you move forward by achieving one thing in a day, then try to imagine how many achievements you can do in a year. Isn’t it too much?

• Create your own system: With the reality of every people are different, create your own system for your efficiency and the efficiency of people surrounding you, and act in this way.

Being successfull and continue on this, it is only possible with a stable and planned process. It is up to you to evaluate yourself with the past examples.

Mehmet Bilginsoy – July 2008

Verimli yönetici olmanın ilkeleri

Verimli yönetici olmanın ilkeleri


İş dünyasında yöneticilik kavramı, değişime uğrayıp, farklı seviyelerde, farklı mücadeleler içinde kendini göstermeye başladı. İnternetin ve yönetim modellerinin değişiminden önce var olan hiyerarşik yönetim şekillerinde, verimliliğin çok kısıtlı olduğunu ve işlerin daha kişilere bağımlı olduğunu gözlemliyoruz.

Rekabet ortamlarında verimliliğin artmasının ve daha hızlı ilerlemenin bir istek olduğu günümüzde, yöneticiler, yetkilerini devretme ve ellerindeki sorumluluğu tamamlama gayreti içindeler. Bu yetki devri, organizasyonların içinde farklı yönetici oluşumları ile daha hızlı yol almayı ve aynı zamanda yöneticilerin kendilerini daha zorlu bir ortamda bulmalarını sağlamıştır.

Üst düzey yönetimin (CxO), başarıya giden yolda, hem kendi yönetiminde olan organizasyon ile, hem de hedeflerini gerçekleştirmesi gerektiği sorumluluk çerçevesinde, hızlı, başarılı ve verimli olmasını gerektiren gözlemlenmiş genel ilkeler bulunmaktadır:

• Tutku. İstemelisiniz. İstemediğiniz sürece amacınız kalmaz. İsteklerinizi devam ettirmelisiniz.

• Etrafınızı mükemmel insanlarla çevirin. Mükemmel topluluğunuzu yaratın ve çevrenizi onlarla kuşatın. Mükemmellikleri ile sizi gölgede bırakmalarından korkmayın.

• Başarmış ve başarısı bilinen kişilerden bir ortam oluşturun. En iyi kişiyi işe almak hiç kolay olmamakla birlikte, onların motivasyonlarını ve vizyonlarını sürekli yüksek tutmak için çaba sarf etmelisiniz. Nasıl ve ne amaçla kullandığınız çok önemlidir. Her çalışanın verimliliğinin çok farklı olduğunu biliyoruz. Küçük projelere değil, büyük projelere odaklanan kişileri yönlendirin.

• Basitlik. Bazen en düşük teknoloji kullanımı daha hızlı olabilir. Bu yüzden, kullanacağınız araçları çok dikkatli seçin. Yüksek teknolojinin getirdiği olanaklar yararlı olabilir; ama, farkında olmadan zaman kaybediyor olabilirsiniz.

• İsteğinizin nedenini bilin. Tutkunuzu oluşturan isteklerin nedenlerini hep aklınıza getirin ve bunu bilerek hareketlerinizi oluşturup motivasyonunuzu üst seviyede tutun.

• Gizli formülünüzün ne olduğunun farkına varın. Sizi diğer liderlerden ayıran özelliğiniz nedir? Bulunduğunuz yerde sizi nasıl gözlemliyorlar?

• Mükemmel olması için kararlar verin. İyi kararlar vermek, her zaman mümkün değildir. Ancak, kötü karar vermek, hiç karar vermemekten daha iyidir. Her zaman ileriye doğru yol alacak şekilde kararlarınızı verin.

• Denge. Her zaman dengeli olmaya gayret edin. Endişe duymak ve bunu sürekli olarak içinizde tutmak, içinde bulunduğunuz ve çalıştığınız ortamdan zevk almamanızı sağlayacaktır.

• Uygulayın. Her güne başlarken o gün sadece neyi başarmak istediğinizi saptayın ve uygulayın. Önünüzdeki uzun yapılacaklar listesinin esiri olmayın. Eğer her gün birşeyi başaracak şekilde ilerlerseniz, bir yıl içinde tamamlayacağınız konuları düşünün; epey fazla değil mi?

• Kendi sisteminizi oluşturun. Herkesin farklı olduğu gerçeği ile, kendi verimliliğiniz ve çevrenizdekilerin verimliliği için kendi sisteminizi oluşturup buna göre hareket edin.

Başarılı olmak ve bunu sürdürmek, istikrarlı ve planlı bir sürecin içinden geçmekle mümkündür. Başarılı örneklere bakıp değerlendirmenizi yapmak ve bunu gerçekleştirmek, tamamen size kalmıştır.

Mehmet Bilginsoy – July 2008

4 Clipping ways of your IT budget

4 Clipping ways of your IT budget



Companies are in the vicious circle due to the facts of keeping the manpower on IT investments, the problems that they have to solve, the management issues that they handle and the costs that they have to decrease. Especially, we see the IT departments more as a cost center instead of being as a profit center. It is inevitable that every department in the company that is carrying a profit objective, should act as a profit center.
In the following, you will find 4 options to clip or to purge your IT budget.
1. Give up e-mail maintenance: e-mail problems are the most common problems in the companies where employees pushes to IT staff, in order to solve problems fastly. The email systems should be located in the robust servers. But spam files and system downs are taking too much time of the engineers. Predictions show that inhouse e-mail systems cost 75 USD per employee. That’s why, most of the companies has been outsourced their e-mail systems, and dropped this cost between 5 USDand 15 USD. Instead of buying and maintaining an Exchange server, it will be more efficient and economical to use from outsource providers by getting full time and added valued services.
2. Using applications or softwares over the Web: Instead of downloading your application to your machine, you can use over the web by “pay as you go” model. Nowadays, most of the big software companies started to migrate their products to serve over the Web. Even Microsoft is completing the works of serving and using its Office products over the Web. Using software and applications in this way, will provide savings from licence prices, installation times and other related costs. In the mean time, number of licence increases will be easier.
3. Go for the virtual phone system: Installing new PBX phone system or maintaining the existing phone sytems is a time consuming and costly subject. Getting the services from the companies who are providing internal, external, mobile phone, voice and VOIP communications will bring a very big amount of savings in the investments.
4. Downsize your IT department: Due to the problem management and the amount of service subjects , IT departments have high employee costs. Outsourcing the internal IT tasks will bring more additional savings. But, dependency of internal issues to externals may bring harder work mode. To overcome this issue, there should be a very good planning and there should be a clear definition for the required things.
In the days of high competition, dropped sales and harder conditions, take the control with the principle of “ No sales then costs must be decreased”.
Mehmet Bilginsoy – July 2008

BT bütçenizi kırpmanın 4 yolu

BT bütçenizi kırpmanın 4 yolu



İşletmeler, bilgi teknolojilerine (BT) yaptıkları yatırımlar sonucunda tutmak zorunda oldukları personel, çözmek zorunda oldukları problemler, halletmek zorunda oldukları yönetim konuları ve düşürmek zorunda oldukları maliyetler nedeniyle bir kısırdöngü içindeler. Özellikle BT bölümleri, her işletmede bir kâr merkezinden ziyade bir maliyet merkezi olarak karşımıza çıkıyor. Kâr amacıyla hareket eden işletmelerde, her bölümün, bir kâr merkezi ya da kâra etki eden bir merkez olarak davranması kaçınılmaz.

Aşağıda, BT bütçenizi en hızlı şekilde “kırpmak” ya da tekrar düzenlemek için dört seçenek yer alıyor:
1. E-postaları onarmayı bırakın: E-posta problemi, işletme içindeki çalışanların, BT bölümlerindeki çalışanları sürekli uğraştırdıkları ve hızlı bir şekilde çözülmesini istedikleri çok yaygın bir problem türüdür. Şirket içi e-posta sistemlerinin çok sağlam sunucular üzerinde olması gerekir. Ancak, yoğun spam dosyaları ve sistem çöküşleri, teknisyenlerin tüm zamanını almaktadır. Tahminlere göre, her şeyi dahil ettiğinizde, bir dahili e-posta sunucusunun maliyeti, çalışan başına yaklaşık 75 dolardır. Bu yüzden, çoğu kuruluş, e-posta sunucularını dışarıda tutarak bu maliyeti 5-15 dolar arasına düşürmüştür. Bir Exchange sunucusu alıp bunun bakımını yapmaktansa, buna sahip olup aynı zamanda sürekli hizmet veren sağlayıcılardan dış kaynak kullanımı hizmeti almak daha tasarruflu olacaktır.
2. Web üzerinden yazılım kullanın: Kullanacağınız yazılımı kendi makinenize indirmektense, bunu web üzerinden “Kullandıkça öde” şeklinde kullanarak ilerleyebilirsiniz. Şu anda, çoğu büyük yazılım firması, web üzerinden yazılım sunacak şekilde çalışmalarına hız verdi. Microsoft bile Office yazılımlarının web üzerinden kullanılmasına yönelik çalışmasını tamamlıyor. Web üzerinden yazılım kullanımı, lisans ücretleri, kuruluş zamanları ve maliyetleri açısından tasarruf sağlayacaktır. Aynı zamanda, kullanıcı artışlarındaki lisanslama ücretleri daha düşük olacaktır.
3. Sanal telefon sistemine geçin: İşletme içinde yeni PBX telefon santralleri kurmak ya da mevcut telefon sistemlerindeki bakım onarımla uğraşmak, masraflı ve zaman kaybına yol açan bir konudur. Şirket içi, şirket dışı, cep telefonu, sesli iletişim ve VoIP hizmetleri veren ve bunların sürekli bakımını sağlayan firmalardan hizmet almak, yatırım kalemlerinde düşüş sağlayacaktır.
4. BT bölümünüzü küçültün: BT bölümündeki personel maliyetlerinin yüksek olması, işletme içindeki problem yönetimi ve hizmet sağlama konularının yoğunluğundan dolayıdır. İçerideki BT işlerini dış kaynak kullanımıyla almak, maliyetlerin düşürülmesine katkı sağlayacaktır. Ancak, iç işlerin dışarıdaki şirketlere bağımlı olması konusu, çalışma modunu zorlayabilir. Bunun üstesinden gelmek için, çok iyi bir planlama yapılması ve ne istenmesi gerektiğinin iyi bir şekilde belirlenmesi gerekir.

Rekabetin arttığı, koşulların zorlaştığı ve satışların düştüğü günümüzde, “Satış yoksa maliyet düşürülür” prensibiyle hareket edip kontrolü ele geçirin.

Mehmet Bilginsoy – July 2008