Effects of Concepts on Decisions

Effects of Concepts on Decisions

The usage and necessity of Information Technologies in the business world presents some variations, about the closeness of the organizations to technologies and how they perceive the technology. The concepts brought to the business world by IT companies are not only solving the problems of decision makers and business unit managers but also they create new problems to them and these problems need to have new solutions.

The concepts related with information technologies have such an entrance to our lives, the perception of those concepts by people started to effect the health of organizations.

Due to the different way of describings of the concepts such as “CRM”, “ERP”, “e-Business”, “Business Intelligence”, “Call Center”, by solution providers, cause to wrong understandings and to wrong investments of decision makers.

In fact, those concepts may show different meanings for every kind of supplier. This is because of strategical positioning their product and services and need to define a play ground in the market related with their subject.

Every organizations’ encountered difficulties on the growing path demands for acceleration and facilitation, route them somehow to techonological solutions. Determination of solutions and apperance of demands, becomes real by rehearsing the direct and indirect factors.

When fast decisions needed for fast growth of organization, at the same time they cause single-island technology solution investments. These single-island solutions solve some problems in the short term, but in the long term they bring different problems about integration with other applications and scalable growth.

That’s why, it is necessary to revise the initial strategic plan continuously and this plan should be updated with the trusted well known business partners. Otherwise, in the near future, it is obvious that the technology operation group in the organization will shift from proactive service to reactive service provider position.

After all, the managers of information technology groups of every organizations are playing a very important role in the growth decisions of their organizations. Taking right decisions are only possible with the suggestions of IT group leaders. Strategically correct investments, flexible development and proactive management, will provide to that organization for their concrete future steps.

Today Customer Relationship Management ( CRM ) concept shows up as a main subject, especially in the companies where sales, marketing and customer relations are highly intensive. Researches showed that, the announcements of CRM projects in the company as “CRM Project”, results resistance from employees. This resistance comes from, obligations about following the system, revision of processes, definition of new processes, the spending time to fulfill the system requiremens instead of spending their times at customer sites. However, doing the announcement without using “CRM” word, and also communicate about increasing like the company efficiency, the quantity of customers, the quality, the customer satisfaction and the sales; will provide a smooth project life-cycle and will get support from the employees.

It is necessary to bear in mind that,it is possible to realize everything with technology. That’s why, demands should be defined clearly, effects on employees should be investigated, and internal communication should be done very well and correct.

Mehmet Bilginsoy – April 2008

Kavramların Kararlara Olan Etkisi

Kavramların Kararlara Olan Etkisi

Bilgi teknolojilerinin genel iş dünyasındaki gerekliliği ve kullanılabilirliği, organizasyonların teknolojiye ne kadar yakın oldukları ve teknolojiyi nasıl algıladıklarına göre değişkenlik gösterir. BT şirketlerinin yeni getirdiği kavramlar, karar vericilerin ve iş yöneticilerinin problemlerini çözerken, aynı zamanda onlara yeni problemler getirmekte ve bu problemler, yeni çözümlere ihtiyaç doğurmaktadır.

Bilgi teknolojileri ile ilgili kavramlar, günlük yaşama o kadar girdi ki, bu kavramların kişiler tarafından algılanma şekli, organizasyonların sağlığını etkiler duruma geldi.

“CRM”, “ERP”, “e-Business”, “Business Intelligence”, “Call Center” gibi kavramlar, çözüm sağlayıcılar tarafından aynı şekilde tanımlanmadıklarından, yanlış anlamalara, bu da karar vericilerin yanlış yatırımlara yönelmesine yol açmaktadır.

Aslında, bu tür kavramlar, her sağlayıcı için farklı anlamlar taşıyabilir. Bu, onların kendi ürün ve hizmetlerini stratejik olarak konumlandırma ve o konu ile ilgili olarak pazardaki oyun alanını belirleme ihtiyaçlarından kaynaklanmaktadır.

Her organizasyonun büyüme yolunda ilerlerken karşılaştığı zorluk, hızlanma ve kolaylaştırma istekleri, onu bir şekilde teknolojik çözümlere yöneltmektedir. Çözümlerin belirlenmesi ve ihtiyaçların tam olarak ortaya çıkması, doğrudan ve dolaylı etkenlerin gözden geçirilmesi ile mümkün olmaktadır.

Organizasyonun hızlı büyümesi hızlı karar almayı gerektirirken, aynı zamanda teknolojik altyapının yatırımında tekil-ada çözümlerin oluşmasına neden olmaktadır. Bu tekil-ada çözümler, kısa dönemde birtakım sorunları çözümlerken, uzun dönemde diğer uygulamalarla entegrasyon ve ölçeklenebilir büyüme sorunlarını getirmektedir.

Bu yüzden, ilk başlarda yapılacak stratejik planlamanın sürekli gözden geçirilmesi ve bu planın endüstri standartlarında güvenilir iş ortakları ile güncellenmesi gerekir. Aksi takdirde, ileriki zamanlarda, kuruluş içindeki teknoloji operasyonunu yöneten grubun, bir noktadan sonra, proaktif bir hizmet sağlamaktan reaktif bir hizmet sağlamaya geçmesi kaçınılmazdır.

Unutulmaması gerekir ki, her organizasyonun içindeki bilgi teknolojileri hizmetleri yöneticileri, büyüme kararlarında önemli rol oynamaktadırlar. Doğru kararların alınması, ancak bilgi teknolojileri grup liderlerinin önerileri ile mümkün olmaktadır. Stratejik olarak doğru yapılan yatırımlar, büyüme esnekliği ve proaktif yönlendirme, o organizasyonun ileride atacağı adımların sağlam, tutarlı ve doğru olmasını sağlayacaktır.

Bugün satış, pazarlama ve müşteri ilişkilerinin yoğun olduğu şirketlerde ana konu hep Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) olarak karşımıza çıkmaktadır. Araştırmalara göre, CRM projelerinin şirket içindeki duyurusunun “CRM” adıyla yapılması, çalışanların direnç göstermesine neden olmaktadır. Bu direnç, sisteme uyma zorunluluğu, süreçlerin gözden geçirilmesi, yeni süreçlerin tanımlanması, çalışanların müşteri ile geçirecekleri zaman yerine sistemin gerekliliklerini yerine getirmek için harcadıkları zaman nedeniyle ortaya çıkmaktadır. Halbuki, projenin başlangıç duyurusunda, hiç “CRM” ismini kullanmadan, şirket verimliliğinin artırılması, müşteri sayısında artış sağlanması, kalitenin yükseltilmesi, müşteri memnuniyeti, satış artışı gibi başlıklar ile duyuru yapılması, projenin hem sorunsuz ilerlemesini, hem de çalışanlar tarafından desteklenmesini sağlayacaktır.

Unutmamak gerekir ki, teknoloji ile her şeyi gerçekleştirmek mümkün. Bu yüzden, ihtiyaçların net olarak belirlenmesi, çalışanlar üzerindeki etkilerinin anlaşılması ve bunun dahili iletişiminin düzgün yapılması gerekir.

Mehmet Bilginsoy – April 2008

Get the APPs from a Trusted Provider!

Get the APPs from a Trusted Provider

We always mention about institutionalization and doing this with the technology. Changing market conditions and competition rules, forces the organizations to focus on efficiency and profitability, in paralel to keep necessarily the operation expenses and investmens in a minimum state.

We can say that, an organization that is in the path of instutitionalization spends 20 percent of their operation expenses belong to the technology investments. In the growing period, this portion will increase slowly. Hardware infrastructure ( Servers, PCs, Printers, Network Equipments, Cabling, etc. ) and software license costs, security applications, manufacturing applications ( if exists ), finance applications, CRM applications, office applications, and in addition to all of them services costs, brings high overheads comperably to the organizations’ sizes.

We know that outsourcing can be used for different models, and has advantages in spite of its disadvantages. The difficulties to focus on business increase with the time spent on managing the operation on day to day basis activities. Today, having some of the techonological solutions as an outsourcing service or an outsourcing application, will close the management gaps and will keep the investment costs at minimum level for the new startup organizations, small and medium sized organizations.

In an organization, the simplest necessary thing in order to gain efficieny and saving, is to outsource basic applications such as e-mail, calendar/agenda, chat, teamwork, instead of investing on human or buying the application components.

Within the growing necessities of an organization, different teamwork document and office applications can be outsourced with a very good conditions. It will not be surprising for the organization members to see portal implementations in a very short period of time, in order to act as one body, and to talk as one voice. In addition to all of these, we should add the needs of integration of mobile gadget applications, where we all use today.

It is a very time consuming process where you can easily lose yourself in the operation, with the criteria of thinking and providing flexibility, low cost, security, minimum requirements, information integrity and ease of use. It totaly depends on speeding up the decision period of using or not using of outsourcing for complacency.

Since the time of the existency of Internet Services Providers, and until today, Application Service Providing ( ASP ) concept has been talked, but due to the criteria of the decision makers which I outlined above, has come as a question of trust and security. That’s why, the development of ASP concept stayed slow.

Today, these type of applications and services are spreading rapidly. Organizations and companies are started to buy these, in order to keep their competitive edge and to respond quickly to the market, by decreasing their costs. You should start to search these services and applications in order to join to this race.

I will advise you “Google Apps” as a first step in your search process.

Remaining thing is, calculating the savings of your organization, and surely this is already a simple thing for you.

Mehmet Bilginsoy

April - 2008

Uygulama hizmet sağlayıcınızı seçtiniz mi?

Uygulama hizmet sağlayıcınızı seçtiniz mi?

Hep kurumsallaşmaktan ve bunun teknolojiyle gerçekleşeceğinden bahsediyoruz. Değişen pazar koşulları ve rekabet, şirketlerin verimlilik ve kârlılığa odaklanmalarını, buna paralel olarak da operasyonel masraf ve yatırımlarını minimumda tutmalarını gerektiriyor.

Kurumsallık yolunda olan veya küçük ölçekli bir şirketin operasyonel masraflarının yaklaşık yüzde 20’lik bölümü, kurdukları teknolojik yatırımlara aittir, diyebiliriz. Büyüme sürecinde, bu porsiyon, yavaş yavaş yükselecektir. Donanım altyapısı (sunucu, PC, yazıcı, ağ ekipmanları, kablolama, vs.) ve buna bağlı olarak yazılım lisansı maliyetleri, güvenlik uygulamaları, finans uygulamaları, üretim varsa üretim uygulamaları, müşteri ilişkileri yönetimi uygulamaları, ofis uygulamaları ve hepsinin üstüne ek olarak gelebilecek hizmet maliyetleri, göreceli olarak, kuruluşun boyutuna göre, çok büyük yük getirmektedir.

Dış kaynak kullanımının farklı modellerde uygulanabildiğini ve birtakım avantajlarının yanı sıra dezavantajlarının da olduğunu biliyoruz. İşe odaklanmanın zorluğu, iç şirket operasyonlarında geçirilen yönetim zamanıyla daha da artmaktadır. Bugün, yeni kurulacak ya da küçük/orta boy işletmelerde, birtakım teknolojik çözümlerin dış kaynak hizmeti olarak adlandırabileceğimiz servis ve uygulama sağlayıcılardan temin edilmesi, hem yatırım oranlarını minimumda tutacaktır, hem de yönetim açıklarının kapanmasını sağlayacaktır.

Bir kuruluşta verimliliği hemen sağlayacak en gerekli ve basit e-posta, takvim/ajanda, anında konuşma gibi uygulamalar, insan ve teknoloji yatırımı gerektirirken, bunların bir uygulama hizmet sağlayıcısından alınması, hem hız, hem de tasarruf sağlayacaktır.

Kuruluşun büyüme veya gereklilikleri çerçevesinde takımsal doküman ve ofis çalışmalarına yönelik uygulamaları, yine dışarıdan, son derece uygun koşullarla edinilebilir. Kurumsal hafıza ve tüm kuruluş bireylerinin tek ses ve vücut olarak hareket edebilmelerini sağlayacak portal uygulamalarının, bir kuruluştaki en gerekli uygulama olarak kullanıcıların önüne en kısa zamanda gelmesi şaşırtıcı olmayacaktır. Bunların hepsinin üstüne, bugün hepimizin elinden bırakamadığı mobil cihazlarla entegrasyon ihtiyacını eklemeyi unutmayın.

Kuruluşunuz için atacağınız her adımda esneklik, düşük maliyet, güvenlik, minimum ihtiyacın sağlanması, bilgi bütünlüğü ve kolay yönetilebilirlik gibi kriterlerin gözden geçirilmesi, son derece zaman alıcı ve operasyonun içinde rahatlıkla kaybolmanızı sağlayıcı bir aşamadır. Bu aşamanın hızlandırılması ve gönül rahatlığı içinde ilerlenebilmesi, bu tür dış kaynak uygulamalarının kullanımına ait verilecek kararlara bağlıdır.

İnternet servis sağlayıcılarının ilk ortaya çıktıkları günlerden bugüne kadar, uygulama hizmet sağlayıcılığı (ASP) kavramı hep konuşulmuş; ancak, her seferinde, karar vericilerin önüne, yukarıda belirttiğim nedenleri de içeren şekilde, güven ve gizlilik konuları ile çıkmıştır. Bu yüzden, bu kavramın hızlı gelişimi gerçekleşememiştir.

Bugün, bu uygulamalar ve hizmetler hızla yayılıyor. Şirketler, pazarda daha hızlı hareket etmek ve masraflarını azaltarak rekabetçiliklerini sürdürmek için, bu hizmetleri kullanmaya ve satın almaya başladılar. Siz de bu yarışta geride kalmamak için araştırmaya başlayın. Bu araştırmanızda size ilk adım olarak önereceğim yer, Google Apps. Gerisi, kuruluşunuzun yapacağı tasarrufları hesaplamak; o da sizin için zaten çok kolay olacaktır.

Mehmet Bilginsoy April - 2008