New Route on Efficiency

New Route on Efficiency

If you are in your average working day, then you may lose about one hour to do or complete something. However, you may not be able to do this; because to find the right information, to reach the right tools and to access to right person, will be very hard due to inefficient processes. According to the Enterprise Efficiency Institute report, the people who work spend 25% of their time for searching the information they need. Every week, 42% of the working people decide with wrong information that will cause a rework. Especially today where the economy went down, it becomes more important to improve the business efficiency and needs to be done as soon as possible.

With the results of surveys, in efficiency credence indices, 53% of people who believe the improvement in efficiency will increase in the short and the mid term. On the other hand 32% of people believe that efficiency will not change, and 15% believe that will decrease. These rates change from sector to sector. We see the insurance and health sector comes at the first rank where they believe they need this, and public sector comes as last one where they believe the efficiency will decrease.

Today, you may work better and be more talented than the previous years. We know that technology has a potential to increase the business efficiency while it has a dropping effect in costs. With the necessities and the widespread of the globalization, we observe the new talents, specialities and resources become more important in business environments. It will be seen that, 2/3 of working people are located in the developing markets. Social Networking tools, business partnerships on internet forced to a customer focused thinking. We see an increase in the amount of people who access to information and resources everytime and everywhere.

It is necessary for a culture change in the organizations, in order to use the resources apportioned actively and to see the employees and employers as one group. It is seen that the organizations are easily reaching to their efficiency goals where they are open to change and using the technology tools with the other parties.

Working people are ready, they know their job and they have valuable ideas; but the existing processes are stopping them. The whole companies and organizations in the world are going at process exploring and restructuring for creating a commonplace for their employees, customers and business partners. Their aim is to form the creativity, to cheer the problem solving, and to build institutionalization. If we can create intelligent and talented businesses like our employees, then we can take good decisions, we can better use our relations and we can create efficient, connected and agile processes.

Mehmet Bilginsoy – July 09

Verimlilikte yeni rota

Verimlilikte yeni rota

Eğer bugün her zamanki ortalama bir çalışma gününüzse, herhangi bir şeyi yapmak ve tamamlamak için yaklaşık bir saatlik zaman kaybedebilirsiniz. Ancak, bunu bile gerçekleştiremeyeceksiniz; çünkü, doğru bilgiyi bulmanız, doğru araçlara erişmeniz ve doğru kişiye ulaşmanız, verimsiz süreçlerden dolayı epey zor olacak. Kurumsal verimlilik enstitüsünün yapmış olduğu çalışma sonucunda elde edilen verilere göre, çalışanların zamanlarının yüzde 25’lik bir kısmı, sadece erişecekleri bilgiyi aramakla geçiyor. Her hafta, çalışanların yüzde 42’lik kısmı, tekrar çalışmayı gerektirecek yanlış bilgilerle karar veriyor. Özellikle ekonominin düştüğü bugünlerde, iş verimliliğinin artırılması ve iyileştirilmesi daha da önemli hale geliyor ve bunun bir an önce gerçekleştirilmesi gerekiyor.

Yapılan anketler sonucu, verimlilik güven endeksinde, kısa ve orta dönemde verimliliğin artacağına inananların ortalaması yüzde 53 olarak çıkarken, yüzde 32’lik kesim verimliliğin hiç değişmeyeceğine, yüzde 15’lik kesim ise düşeceğine inanıyor. Bu oranlar, sektörlere göre farklılık gösteriyor; verimliliğe en çok ihtiyacı olan ve bunun artacağına inanan sektörlerde sağlık ve sigorta başta gelirken, verimliliğin düşeceğini gösteren sektör kamu olarak karşımıza çıkıyor.

Belki bugün, geçtiğimiz yıllardan, hatta geçen yıldan bile daha yetenekli ve daha iyi çalışabiliyor olabilirsiniz. Teknolojinin, maliyetleri düşürürken iş verimliliğini artırıcı bir potansiyeli olduğunu biliyoruz. Küreselleşmenin getirdiği zorunluluk ve yaygınlık sonucu, yeni yeteneklerin, uzmanlıkların ve kaynakların iş ortamlarında ön plana geçmeye başladığını gözlemliyoruz. Gözlemlendiğinde, çalışanların üçte ikisinin, büyüyen pazarlarda yerleşmeye başladığını görebiliriz. İnternet üzerindeki sosyal ağ olanakları ve iş ortaklıkları, müşteri odaklı düşünmeye yol açmaya başladı. Bilgiye, kaynaklara ve uygulamalara her zaman ve her yerde ulaşanların sayısında artış görüyoruz.

Kaynakların etkin olarak kullanılması ve paylaştırılması, çalışan ve faydalanan kesimlerin tek bir grup halinde görülmesi, organizasyonlar içinde kültür değişiklikleri gerektiriyor. Değişime açık olan ve teknolojinin olanaklarını ilişkide olan partilerle kullanan organizasyonların verimlilik hedeflerini yakalamaları daha kolay görünüyor.

Çalışanlar hazır, işlerini biliyorlar ve çok değerli fikirleri var; ancak, onları tutan, var olan süreçler. Tüm dünyadaki şirket ve organizasyonlar, kendi çalışanlarının, müşterileri ve iş ortakları ile beraber çalışabilecekleri bir ortamı sağlamak amacıyla kendi altyapıları ve süreçlerini yeniden keşfetmek için çaba harcıyorlar. Amaçları, yaratıcılığı, problemleri çözmeyi teşvik etmek ve kurumsallaşmayı oluşturmak. Eğer çalışanlarımız kadar yetenekli ve akıllı işler yaratabilirsek, daha iyi kararlar alabilir, ilişkilerimizi daha derin kullanabilir ve daha verimli, çevik, bağlantılı süreçler yaratabiliriz.

Mehmet Bilginsoy – July 09

Simple is the best

Simple is the best


Every fact in our life proceeds to find its balance in itself and to be equalized. Everything that we called “the best” comes from the simplest approaches. It is also seen in the Albet Einstein’s principles. In his approaches Einstein believes the universe chooses the simplicity. We also see this fact in his theories and hypothesis, and there is no need to resist to this belief.

We can see the best example about simplicity in personal computers. Need to connect with legacy applications and integration, created backward compatibility and made the personal computers more difficult and complex than we are expected. That’s why, Apple products became more successful products. The products such as Iphone and Ipod proved their successes because of their simple and easy usage.

Some people have special skills to make the things more complex and difficult. We can see this picture where especially for the managers who took wrong decisions and tried to convince everybody that they were right.

We can easily see when we compare the old and new management of Yahoo. Old management, made continuous organizational changes and created discomfort in the company; but with the new management’s style and simple approach Yahoo became more healthy. We can see this also in Sun; more than 9 restructing happened, after all these results were not good and at the end Oracle has acquired.

For some people, simplicity seems very easy. Lou Gerstner’s transformation success in IBM from company’s traditional vision to IT services is one of his successes. Gerstner’s plan was bright and simple in comparison to company’s restructuing in old vision. And he was very successfull on this.

It was very hard for the Google founders to establish the company and go forward. They were not even thinking about “search” was a big business. But, the support of Yahoo’s founder to establish a company of “search-engine”, was a new start of their life. Who could think about such a simple thing could earn a lot of money?

That means, where simplicity and main capabilities bring very successfull results, then complex ( such as matrix organizations, etc. ) approaches result failures.

Shortly, be simple in management and take simplicity as a basic step. If some of the things become very complex, then change your assumptions and approaches, and try again. Do not forget, the best things in life comes from the simple things.

Mehmet Bilginsoy – July 09

Basit olan güzeldir

Basit olan güzeldir


Yaşamımızdaki her olgu, kendi içinde dengesini bulmaya ve eşitlenmeye doğru ilerlemektedir. En iyi olarak adlandırdığımız şeylerin, esasında en basit yaklaşımlarla elde edildiğini görmekteyiz. Albert Einstein’ın prensiplerinde de basitlik ön plana çıkar; Einstein, yaklaşımlarında evrenin basitliği seçtiğine inanır. Çıkarmış olduğu teorem ve kuramlara bakacak olursak, bu inanışa karşı gelmenin faydası yoktur.

Basitlikle ilgili en güzel ürün örneğini, kişisel bilgisayarlarda görebiliriz. Eski uygulamalarla bağlantı ve entegrasyon ihtiyacı, geriye dönük uyumluluğu zorunlu kılmış ve kişisel bilgisayarları beklediğimizden daha zor ve karmaşık hale getirmiştir. Bu yüzden, Apple ürünleri daha başarılı ürünler haline gelmiş; iPod ve iPhone gibi ürünler, basitliklerinden ve kullanım kolaylıklarından dolayı başarılarını ispatlamışlardır.

Bazı kişilerin, işleri gerektiğinden daha karmaşık ve zorlu hale getirmek için özel becerileri bulunmaktadır. Bu durumu, daha çok, yöneticilerin yanlış tahminleri sonucu kendilerini haklı göstermek için harcadıkları yoğun çabalamalarda gözlemleyebiliriz.

Yahoo’nun eski ve yeni yönetimini karşılaştırdığımızda, bunu çok rahatlıkla görebiliriz. Eski yönetim, sürekli organizasyon değişiklikleriyle şirket içinde huzursuzluk yaratmış ve sonuç alamamış; ancak, yeni yönetimin basit yaklaşımıyla çok daha sağlıklı duruma gelinmiştir. Aynı durumu Sun’da da görebiliriz; dokuzdan fazla yeniden yapılanma gerçekleştirilmiş; ancak, sonuçlar hiç de iyi olmamış ve şirket Oracle tarafından satın alınmıştır.

Bazı kişiler için basitlik çok kolay görünür. IBM’de Lou Gerstner’in şirketin vizyonunu gelenekselleşmiş yapıdan BT hizmetlerine yönlendirmesi, gerçekleştirmiş olduğu en büyük başarılardan biridir. Gerstner’in planı, hem çok parlak, hem de eski vizyondaki yeniden yapılanmaya göre çok daha basit ve uygulanabilir idi. Ve bunda son derece başarılı olmuştur.

Google’ın kurucularının şirketi kurmaları ve ayağa kaldırabilmeleri çok zor bir başlangıçtı. “Arama”nın ne derece büyük bir iş olabileceğini, sadece etraflarındakiler değil kendileri bile düşünemiyorlardı. Ancak, onları Yahoo’nun kurucusunun bir “arama motoru” şirketi kurmaları için desteklemesi, hayatlarını değiştirecek bir başlangıç oldu. Böylesine basit bir şeyin bu kadar para kazandırabileceğini kim akıl edebilirdi?

Görülüyor ki, basitlik ve ana yetkinlikler son derece başarılı sonuçların alınmasını sağlarken, karmaşık (matriks organizasyonlar gibi) yaklaşımlar başarısızlıklara neden olmaktadır.

Kısaca, yönetimde basit olun ve basitliği temel alın. Eğer bazı şeyler çok karmaşık gelmeye başlıyorsa, tahminlerinizi ve yaklaşımınızı değiştirin ve tekrar deneyin. Hayattaki en güzel şeylerin basitlikten geldiğini unutmayın.

Mehmet Bilginsoy – July 09

Riding out the crisis, but how?

Riding out the crisis, but how?

It becomes much more difficult for local companies in these days, where all people talks about crisis, layoffs are continuing, adaptation efforts of the companies to new environment. Restructuring supports of global companies in order to sustain to the crisis, brought new problems to them. It is very hard to guess where the problem stays. But we can say that companies and problem sizes are increasing in direct proportion.

Where long term strategies are leaving their places to short term strategies, taking quick and right decisions becomes more important. Starting the implementation of problem management and change management creates new skill demand. The companies invested on this subject, will start to feel stronger in this crisis time.

It seems that strong companies will stand in these difficult days even it will be more difficult days. Restructings, business model changes, layoffs are the steps to prolong the time of sufferance. In these cases, there would be different ideas. Especially, the people who loses their jobs should look from the eyes of their company by thinking the global effects, and take necessary actions personally. Problem management will be easier if the communication level is high between the employee and the company. Facilitation and direction of this are in the hands of the executives in that company.

Working on decreasing the costs and expenses in change management, and improvements in the business units act as cost centers, can be seen as first steps for the companies who have multinational operations. It will be inevitable to shrink the resources and costs for particularly the companies who invested on IT. Alternative offerings such as outsourcing and selling IT investments to other companies in order to work in a different model, will improve their environment, and will also help better transfer ofthe human resources.

Limited employee benefit packages will be more acceptable in the next days. While this is an unpleasant thing for the employees, it will be accepted by them because of the current conditions.
Pressures and risks on high level managers, cause harsh measures and worklife complications. To relax the environment, to be calm, to keep the communication on high level, to decide together in common problems; will be enough to open a healthy and new page for riding out this period.

Mehmet Bilginsoy – May 2009

Krizi atlatmak ama nasıl?

Krizi atlatmak ama nasıl?

Kriz söylemlerinin gerçekleştiği, işten atılmaların çoğaldığı ve şirketlerin yeni ortama uyum sağlamak için çaba gösterdiği bugünlerde yerel şirketlerin işi epey zorlaştı. Global şirketlerin ayakta durmak amacıyla yeniden yapılanmaya gitmek için aldıkları destekler, kendi taraflarındaki problemleri farklı boyutlara getirdi. Problemin hangi tarafta daha zor olduğunu kestirmek çok güç. Ancak, şunu söyleyebiliriz; şirket ve problem boyutu doğru orantılı olarak artmakta.

Uzun dönemli stratejiler artık yerlerini kısa dönemli stratejilere bırakırken, hızlı ve doğru kararlar verebilmek daha önemli hale geldi. Problem yönetimi ve değişim yönetiminin hemen hemen her firmada uygulanmaya başlaması, farklı bir vasıf ihtiyacını ortaya çıkarmakta. Bu konuda zamanında yatırım yapan şirketler, kriz anında kendilerini daha güçlü hale getirmeye başladılar.

Zor geçen ve tahminlere göre daha da zorlaşacak önümüzdeki günlerde nefesini daha fazla tutan, ayakta durabilecek gibi görünüyor. Yeniden yapılanmaların, iş modellerinin değişimi ve işten çıkarmalar, nefes tutma zamanını artırmak için atılmış adımlar. Bu tür durumlarda farklı düşünceler ortaya çıkabilir. Özellikle işini kaybeden kişilerin duruma küresel etkileri de düşünerek şirketlerinin gözlüklerinden bakmaları gerekmekte ve bunun için gerekli önlemi kişisel olarak almak zorundadırlar. Çalışan ve şirket arasında iletişimin en yüksek seviyede bulunması, problem yönetiminin daha kolay olmasını sağlayacaktır. Bunu kolaylaştırma ve yönlendirmesini gerçekleştirme, ancak o şirketteki üst düzey yöneticilerin elindedir.

Uluslararası operasyonu bulunan şirketlerdeki değişim yönetiminde geçerli olacak maliyetlerin ve masrafların azaltılmasına yönelik çalışmaların, masraf merkezi olan iş birimlerindeki iyileştirme değişimleriyle gerçekleştirilmesi, atılacak ilk adımlar olarak görülebilir. Özellikle bilgi teknolojisine yatırım yapmış olan şirketlerin, kaynak yoğun ve masraf yoğun olan hizmetlerini daha ekonomik ortamlara çekmesi kaçınılmazdır. Dış kaynak kullanımlarının bir alternatif olarak önümüze çıkması ve bilgi teknolojisi yatırımlarının dışarıdaki firmalara satılıp farklı modellerde çalışması, hem kendi ortamlarını rahatlatacak, hem de insan kaynaklarının daha uygun biçimde transfer edilmesine olanak sağlayacaktır.
Çalışanların özellikle şirketlerinden almış olduğu yarar paketlerinin de önümüzdeki günlerde daha kısıtlı hale gelmesi artık kabul edilebilir duruma gelecektir. Bu, her ne kadar çalışanlar tarafından hoş karşılanmasa da, farklı bir seçenek olmadığından mecburen kabul edilecektir.

Yöneticilerin çalışanlara göre daha fazla risk ve baskı altında olması, sert tedbirlere yol açmakta ve işyerinde yaşam koşullarını zorlaştırmaktadır. Ortamı yumuşatmak, soğukkanlı olmak, iletişimi yüksek tutarak karşılaşılan problemlerde kararı beraber verebilmek; bu dönemi atlatıp yeni ve sağlıklı bir sayfa açmak için yeterli olacaktır.


Mehmet Bilginsoy – May 2009