Kurumsal Hafıza

Kurumsal Hafıza

Kurumsal hafıza, gerçeklerin, kavramların, deneyimlerin ve becerilerin bir grup kişi tarafından gerçekleştirilmesi ve tutulmasıdır. Bireye hafızanın geçişi sağlanırken, grup içindeki kişiler arasında sürekli bilgi aktarımına ihtiyaç vardır. Kurumsal hafızayı, şirketler, profesyonel gruplar, devlet birimleri, dini gruplar, akademik çalışma ve birlikteliklerde, tüm kültürlerin uzantılarında rahatlıkla görebiliriz.

Bir grubun ideolojisinin ya da çalışma şeklinin korunmasında kurumsal hafıza son derece önemlidir.

Bu hafızanın gerekliliği, rekabet unsurlarının ve sirkülasyonların çok yoğun olduğu iş hayatımızda, bilginin gelecekte daha değerli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için farklı teknolojiler ile geri çağrılabilir şekilde depolanmasına yönelmiş, bunun için kuruluşlar içinde farklı sistemler oluşturulmuştur. Hafızaya olan ihtiyaç, insanlarda olduğu gibi şirketler için de geçerlidir. Süreçler, prosedürler, gelenekler ve değerler. Bunların hepsinin stratejiye dönüştürülmesi, geçmişe takılıp kalmadan ileriye yönelik olarak başarının elde edilmesi için kullanılmalıdır.

Kurumsal hafızanın oluşturulmasında, farklı şirket ve organizasyonlar, bilgiyi elde etmek için çok paralar harcayarak altyapılarını hazırlamış ve sistemler kurmuşlardır. Ancak, sistemlerde biriktirilen verilerin organize edilmemesinden dolayı bir kirlilikle karşılaşılmaktadır. Bu kirliliğin iki ana nedeni bulunmaktadır: Birincisi, bilgi ve verinin farklılık yaratmadan toplanması; ikincisi, ne bulunursa tek bir depolama noktasına kayıt edilmesi.

Bu kirlilikle karşılaşmamak için dikkat edilmesi gerekenler:

i.) Bilginin toplanması ve şekli, ii.) Zaman içinde değişiklik gösteren bilginin dinamik olarak tutulabilmesi, iii.) Kullanılacak bilginin anlaşılabilir şekilde olması, iv.) Bilginin kalitesi için güvenilir kaynakların kullanılması, v.) Bilginin tek bir formatta toplanması, vi.) Bilginin temini için sorulan soruların kaliteli ve diyalogla gerçekleştirilmesi, vii.) Bilginin kullanılabilir şekilde araştırılıp elde edilmesi, dokümanlar içinde gezinip kes-yapıştır modelinden daha farklı bir biçimde olması.

Rekabetçi bir yapı oluşturmak için kurumsal hafızanın organize edilmesi gerekmektedir. Bu, hafızanın değerli bir bilgi şeklinde kullanımı için ana koşuldur. Organize edilmeyen ve karmaşa içinde bulunan bilgi havuzlarından alınan verilerin kullanımı, başarısızlık için ayrıca bir etken olarak karşımıza çıkmaktadır. Organize etmek için, bireysel öğrenim, iletişim aracılığı ile öğrenim ve bilgi deposunun geliştirilmesi ile öğrenim şeklinde üç farklı öğrenim sürecinden geçmek gerekir.

Bu süreçlerin sonucunda elde edilen veriler ile depolanmış verilerin bilgiye dönüşümü süreklilik gerektirmektedir. Sürekliliğin sağlanması için süreçlerin tanımlanması ve uygulanması, kuşaklar ve bireyler arasında geçişin sağlanması kurumun hafızasının etkinliğini ve devamlılığını sağlayacak ve rekabet açısından önemli adımlar atılmasında yardımcı olacaktır.

Kurum içi ve dışında bilgi zenginliğinin var olduğu zannedilse de bunun düzgün organize edilmemiş ve kalitesinin düşük olmasının, yarardan daha fazla zarar getireceği unutulmamalıdır. Veri madenciliğinin, yapay zeka ve farklı algoritmalarla kullanılan yazılımların, işe ve amaca uygun şekilde tanımlanmaları ve süreçler içinde yer almaları, verinin kaliteli bilgiye dönüşümünü sağlayacaktır.

Kurumsal hafızanın sürekliliği, organizasyonların kişilerden bağımsız fakat süreçlere bağımlı olarak tasarlanması ile gerçekleşir. Bu yüzden, reorganizasyon çalışmalarında bu fırsat ele geçtiğinde, süreçlerin de tekrar ele alınması ve düzeltilmesi, bilgi kalitesi için atılacak ilk adımdır.

Mehmet Bilginsoy