Önlem Planınız Hazırmı?

Önlem Planınız Hazır mı?

Süreçlerin belirlenip iş akışlarında kullanılmak suretiyle hayat bulması, kuruluş içinde bağımlılıkları artırır. Bu bağımlılıklar, belirli ve belirsiz risk faktörlerinin iyi yönetilmesiyle süreçlerin devamlılığını sağlar.

Her sektörde, yapılan işin kritikliği, ortaya çıkaracağı hasarla ölçülür; denetlemeler, sürecin sağlığını etkiler. Olası hasarları öngörmek veya tam olarak hesaplamak, kolay değildir. Ölçümlemeler, eldeki araçların zenginliğine, yeteneklerine ve/veya kullanılabilirliklerine bağlıdır.

Değişken ortam ve koşullar, farklı yönetim modellerini geçen zaman içinde zincirleme bir etkiyle değişime uğratmıştır. Proje yönetimi, değişim yönetimini tetiklemiş; değişim yönetimi, problem yönetimini ortaya çıkarmış ve arkasından risk yönetiminin gerekliliğini kaçınılmaz hale getirmiştir. Bugün, hemen her kuruluşta, risk yönetimi, çok önemli bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır.

Sürekli değişim gösteren bir ortamda yaşıyoruz. Teknoloji, ekonomi, küresel dengeler, stratejik hareketler, siyasi ve politik dengeler, enerji kaynakları ve bunun gibi değişikliğin çok yaşandığı konularda, şirket olarak da farklı önlemler almak ve bu değişikliklere uygun bir şekilde adaptasyon sağlamak gerekiyor. Kuruluşu zarara uğratmadan operasyona hızla devam edilebilmeye ihtiyaç var.

Kesintiler, operasyonların risk faktörleri içinde en sık karşılaşılan ve hatta buluşulan ortak problemidir. Kesintiyi oluşturan etkenler, zaman içinde artış göstermiştir. Özellikle terörist faaliyetler, işyerine ulaşamama, yangın, deprem, su basması, toplu eylemler, enerji ve telekomünikasyon kesintileri, ulaşım zorlukları, siber ataklar ve buna benzer operasyon harici etkenler, kesintilerde ana neden olmaya başlamıştır.

Rekabet ortamının en yüksek seviyede yaşandığı iş hayatında, kesintiye uğramış bir kuruluşun önlem almaması durumunda rakiplerinin gerisinde kalması ve bunu eski seviyesine getirmesi, son derece maliyetlidir.

Kesintilere karşı önlem almak, bugün her kuruluş tarafından vazgeçilmez bir gereklilik olarak kabul ediliyor. Kesinti gerçekleri her ne kadar herkes tarafından kabul edilse de önlem almanın getireceği maliyetler, yönetimler tarafından çok yüksek bulunuyor ve riske girilerek olası kesintilerle karşılaşılması göze alınıyor. Bu, özellikle Türkiye’de çok sık karşılaşılan bir durum. Günlük hayatında sigorta yaptırmanın bir külfet olduğunu düşünenlerin iş hayatlarında da aynısını uygulamaları, ellerindeki olanakların yetersizliği, risk faktörlerine göre kurtarma veya geri dönüş planlarının olmaması, maalesef büyük zararlara neden oluyor ve kuruluşu zarara uğratıyor.

Her kuruluşun, süreçlerini tekrar gözden geçirip doğrulaması, değişim ve risk yönetimini süreçlerinin içine eklemesi, önlem alınması gereken noktalarda bir plan hazırlaması ve bunu uygulaması, öncelikle içeride tamamlanması gereken bir işlemdir.

Kritik iş süreçlerinin belirlenip, bir kesinti halinde mali etkisinin ne olacağının ortaya çıkarılması ve buna göre olağanüstü durum planlarının oluşturulması gerekiyor. Oluşturulan bu planlar, bir kerelik değil, aksine sürekli güncel tutulması gereken planlardır. Bu planlara göre önlem paketlerindeki çözümlerin mali karşılaştırmalar sonrası, dış kaynak kullanımı ile alternatif yaklaşımlarla uygulanması ve sürekli denetlenmesi, sağlıklı (kesintisiz) bir çalışma ortamı beklentisinin yaklaşık %80’lik bir kısmını tamamlayacaktır.

Türkiye’ye yatırım yapan ve yapacak olan yabancı şirketlerin iş süreçlerine bakıldığında, bu tür planlamalar, ana iş konularının içinde yer alır.

Değişen koşullara göre önlem almış bir yönetimin, risk planlamalarıyla, kesintisiz çalışan ve daha kaliteli bir kuruluş olarak, rakiplerinin karşısında uzun dönemde çok büyük bir gelişme kaydedeceği kesindir.

Mehmet Bilginsoy